Questa è una guida di esempio, che useremo come modello per quelle vere. Serve a mostrare come sono impaginati i testi: righe non troppo lunghe, caratteri grandi e paragrafi corti, così si legge bene anche da telefono.
Prima regola: una cartella per pratica
Sembra ovvio, ma è il passaggio che salta quasi tutti. Una cartella per ogni pratica, con il nome scritto sempre nello stesso modo: prima l’anno, poi il nome. Così le cartelle si mettono in fila da sole.
Seconda regola: tre sottocartelle, non venti
- Documenti ricevuti — tutto quello che ti arriva da fuori.
- Documenti prodotti — tutto quello che scrivi tu.
- Da sistemare — quello che hai appena scaricato e non hai ancora guardato.
Se una cartella ha più di tre sottocartelle, dopo un mese non ti ricordi più dove hai messo le cose.
Terza regola: rinomina subito
Un file che si chiama scan_0012.pdf tra due settimane non vuol dire niente. Rinominarlo appena arriva costa dieci secondi e ne fa risparmiare dieci minuti. Se i file sono tanti, Privly lo fa per te: sceglie l’ordine e li rinomina tutti insieme.